PREAMBULE

L’Unité ENTROPIE (ci-après désignée l’« Unité ») est une Unité Mixte de recherche (UMR) ultramarine, placée sous la responsabilité conjointe de l’IRD, de l’Université de La Réunion et du CNRS. Elle est implantée principalement en Outre-Mer dans les locaux du Centre IRD de Nouméa, Nouvelle-Calédonie, de l’Université de La Réunion, au centre H^ydro-REUNION. L’implantation secondaire en métropole se situe à l’UPVD (Université de Perpignan Voie Domitia), France.

L’UMR ENTROPIE dispose d’un site Internet (http://umr-entropie.ird.nc) sur lequel la structure de l’unité et les différentes informations peuvent être consultées.

Le présent règlement intérieur a été soumis à l’avis du Conseil d‘Unité, réuni le 04/09/2015

Il a pour objet de préciser notamment l’application dans l’Unité :

• de son organisation générale,
• des règles générales et permanentes relatives au temps de travail (horaires, congés …), à l’utilisation des locaux et du matériel,
• de la règlementation en matière de santé et de sécurité au travail,
• de la réglementation en matière de sécurité de l’information et des systèmes d’information,

Le présent règlement intérieur est complémentaire à celui du Centre IRD de Nouméa, de l’Université de La Réunion et de l’UPVD hébergeant les diverses implantations de l’UMR. En cas de contradiction, les dispositions les plus restrictives prévaudront.

Toute modification sera soumise à l’avis du Conseil d’Unité et devra faire l’objet le cas échéant d’un avenant ou d’un nouveau règlement intérieur.

Il s’applique à l’ensemble du personnel affecté à l’Unité, y compris les agents non titulaires et les stagiaires.

Toute évolution de la réglementation applicable dans les établissements tutelles de l’Unité s’applique de fait à l’Unité, même si le présent règlement intérieur n’en fait pas état.

Chapitre 1 : Fonctionnement

Article 1 : Composition de l’Unité et Informations relatives aux personnels de l’unité :

L’unité comprend des personnels permanents, des personnels non-permanents (ou temporaires) et des membres associés.

Personnels permanents :

Les personnels permanents sont des chercheurs titulaires ou stagiaires appartenant à un des organismes de tutelles (IRD et CNRS), des enseignants-chercheurs titulaires ou stagiaires appartenant à l’Université de La Réunion (UR), des chercheurs ou enseignants-chercheurs en détachement, délégation ou accueil au sein de l’Unité, pour une durée minimale de 2 ans, des personnels Administratifs, ou Ingénieurs et Techniciens (ITA, ATOS…) affectés à l’Unité.

Personnels non-permanents :

Les personnels non-permanents sont des post-doctorants financés, des ATER, des chercheurs, ingénieurs ou techniciens contractuels effectuant leurs travaux dans l’Unité, les doctorants accueillis dans l’Unité sous la responsabilité d’un enseignant-chercheur ou chercheur de l’Unité, habilité ou co-encadrant.

L’accueil de tout personnel non-permanent est subordonné à la signature d’un CDD ou d’une convention spécifique. La validité des assurances couvrant l’activité des étudiants et autres stagiaires est systématiquement vérifiée. Pour les personnels non-permanents, le responsable scientifique, membre de l’Unité est garant du respect du règlement intérieur par ces personnels.

Membres associés :

Sont considérés membres associés toutes personnes liées à l’Unité par une convention ou un contrat présenté et validé au conseil de l’Unité et accueillie dans l’Unité pour une durée au moins égale à un an.

Le rattachement des personnels est décidé par le conseil d’Unité à la demande de l’intéressé et visé par le directeur de l’Unité.

Pour les scientifiques invités ou de passage, l’hôte, membre de l’Unité est garant du respect du règlement intérieur par l’invité.

Sous la responsabilité du Directeur d’Unité, et pour assurer un suivi de la situation des membres de l’Unité, des étudiants et des visiteurs, un fichier unique d’informations est constitué et mis à jour continûment par le secrétariat général. Le contenu de ce fichier est accessible à toute personne dont le nom y figure, à sa demande, et pour ce qui la concerne exclusivement. Cette base d’informations est un outil à partir duquel des informations destinées à l’affichage ou à la publication peuvent être extraites pour la rédaction de rapports, de listes (annuaire, élections, occupation des bureaux, etc.).

Article 2 : Fonctionnement général de l’Unité

2.1: Assemblée générale

L’Assemblée Générale comprend tous les personnels de l’Unité. Elle est réunie sur convocation du Directeur de l’Unité ou de la moitié des membres du conseil d’unité, une fois l’an, préférentiellement au dernier trimestre de l’année ou à l’occasion de tout événement réunissant la majorité des membres de l’Unité. Le directeur de l’Unité présente un bilan annuel. Lors de cette réunion informative une présentation de l’Unité est faite aux nouveaux entrants. De même les nouveaux entrants se présentent aux membres de l’Unité (axes thématique/équipe IT, compétences, projet de recherche). L’assemblée générale est présidée par le doyen d’âge des membres permanents de l’unité à l’exception du directeur de l’unité.

2.2: Conseil d’unité

2.2.1 Composition

Le Conseil d’Unité est constitué des membres permanents de l’Unité, qui sont membres de droit et de 2 membres élus parmi les personnels non-permanents participant à l’activité de l’unité depuis au moins un an à la date du scrutin, avec un représentant des doctorants, un représentant des post-doctorants. La liste de ces membres est annexée au présent règlement intérieur.

Les membres élus le sont pour deux ans au scrutin uninominal majoritaire à deux tours par les membres de la catégorie dont ils sont issus. Ils sont rééligibles.

Un membre de droit ou élu qui quitte l’Unité ne fait plus partie du conseil.

2.2.2 Compétences

Le Conseil d’Unité a un rôle consultatif. Il est consulté par le Directeur de l’Unité sur :

• l’état, le programme, la coordination des recherches, le périmètre humain des axes thématiques et de l’équipe d’IT (il fixe la liste des membres de l’UMR) ;
• les moyens budgétaires à demander par l’Unité et la répartition de ceux qui lui sont alloués ;
• la politique des contrats de recherche concernant l’Unité ;
• la politique de transfert de technologie et la diffusion de l’information scientifique de l’Unité ;
• la gestion des ressources humaines ;
• la politique de formation par la recherche ;
• les conséquences à tirer des avis formulés par la ou les sections scientifiques des tutelles dont relève l’Unité ;
• le programme de formation en cours et pour l’année à venir ;
• toutes mesures relatives à l’organisation et au fonctionnement de l’Unité et susceptibles d’avoir une incidence sur la situation et les conditions de travail du personnel.
• Le directeur de l’Unité peut en outre consulter le conseil d’Unité sur toute autre question concernant l’Unité.

Le Conseil d‘Unité est consulté préalablement à l’établissement du rapport de stage des fonctionnaires nommés dans les corps d’ingénieurs, de personnels techniques et d’administration (ITA) de la recherche (article 241-1 du décret n°83-1260 du 30 décembre 1983 modifié).

L’avis du Conseil d‘Unité est recueilli en vue de la nomination du Directeur de l’Unité.

Le Conseil d‘Unité est tenu informé par le Directeur de l’Unité et directeur adjoint des politiques scientifiques des autres établissements de tutelle de l’Unité et de leur incidence sur le développement de l’Unité.

2.2.3Fonctionnement

Le Conseil d’Unité est présidé par le Directeur de l’Unité ou par le directeur adjoint en cas d’empêchement. Il se réunit au moins trois fois par an, soit en présentiel soit en visio-conférence Il est convoqué par le directeur soit sur l’initiative de celui-ci, soit à la demande écrite de la moitié de ses membres, sur un ordre du jour précis. La convocation se fait après consultation des membres sur la date. Le directeur arrête l’ordre du jour de chaque séance ; celui-ci comporte toute question relevant de la compétence du conseil d’Unité, inscrite à l’initiative du directeur ou demandée par un tiers des membres de ce conseil. L’ordre du jour est simultanément transmis, au moins 5 jours avant la réunion, par courrier électronique et par affichage dans les locaux de l’Unité.

Les décisions sont prises à la majorité simple (à l’exception de : 1/ l’élection du directeur et du directeur adjoint dont la décision appartient aux tutelles, le Conseil d’Unité donnant un avis) (et 2/ de l’exclusion d’un membre dont la décision est prise à la majorité des 2/3 et devra être entérinée par la tutelle dont relève l’agent concerné). Le conseil d’Unité ne délibère valablement que si 50% de ses membres sont présents. Nul ne peut détenir plus d’une procuration.

Le directeur établit, signe et assure la diffusion d’un relevé de conclusion du conseil d’Unité de chacune des séances.

1. Comité de direction et Equipe de direction

Le comité de direction est composé du directeur et du directeur adjoint, des gestionnaires de l’Unité, des coordinateurs des axes thématiques et du responsable de l’équipe d’IT.

Le comité de direction est présidé par le directeur de l’Unité. Il assiste le directeur d’unité pour l’organisation et le fonctionnement de l’Unité. Le comité de direction se réunit tous les trois mois par visioconférence.

Les DU et DUA forment l’équipe de direction, ils s’entretiennent par visioconférence deux fois par mois.

Lorsque le directeur est absent, le directeur adjoint assure l’intérim en cas d’absence du DU et DUA, une personne du comité de direction est nommée pour assurer l’intérim.

1. Organisation de l’Unité

L’UMR est structurée en axes thématiques scientifiques. Les fonctions support sont assurées par une équipe transversale d’IT (gestion, administration, logistique, communication et informatique générale).

Chaque membre du personnel appartient à un ou plusieurs axes thématiques.

L’organisation de l’Unité s’articule autour de trois axes thématiques:

1- Diversité, processus évolutifs et traits d’histoire de vie des organismes

2- Dynamique, vulnérabilité et résilience des écosystèmes marins tropicaux

3- Usages, valorisation et gestion des ressources et des écosystèmes marins et insulaires tropicaux

Chaque groupe thématique est animé par deux coordinateurs cooptés au sein du groupe.

L’équipe transversale d’IT est animée par un responsable et un responsable adjoint cooptés au sein du groupe.

Est membre du laboratoire toute personne affectée à l’Unité sur un poste permanent ou non permanent ou en qualité de membre associés, tels que définis à l’article 1, ayant reçu l’autorisation de la direction de l’Unité.

1. Accès aux systèmes d’information (SI) de l’Unité

Seules les personnes membres de l’unité ont accès aux SI de l’Unité et doivent, au préalable, avoir pris connaissance de la Charte de la Sécurité des Systèmes d’Information en vigueur dans chacune des implantations de l’Unité.

. En tout état de cause les personnes non concernées par les activités de l’Unité ne peuvent avoir accès aux systèmes d’information de l’Unité sans l’autorisation du Directeur d’Unité.

1. Accès aux locaux

L’accès aux locaux en dehors de la plage horaire de travail de référence est expressément et nommément autorisé par le Directeur de l’Unité et conformément aux dispositions de chacune des implantations.

Les personnes non concernées par les activités de l’Unité ne peuvent avoir accès aux locaux sans l’autorisation du Directeur en dehors des cas prévus par la règlementation relative aux droits syndicaux ou en cas d’urgence.

Toute personne quittant l’Unité (démission, mutation, départ à la retraite, fin de stage, fin de contrat …) doit libérer les locaux et restituer l’ensemble des moyens d’accès à ceux-ci (clé, badge, matériels et données informatiques …) auprès des gestionnaires de l’Unité et les éléments de bibliographie (ouvrages..), cahiers de laboratoires, matériels scientifiques auprès du responsable scientifique ou hiérarchique.

De façon exceptionnelle, un doctorant de l’unité ayant soutenu sa thèse peut, sans condition de revenus et sous réserve de bénéficier d’une couverture sociale, continuer à fréquenter l’Unité pour finaliser des travaux rédactionnels ou administratifs entrant dans sa recherche d’emploi, ceci pendant les heures ouvrables sur une période limitée dont la durée et les modalités sont définies en accord avec le directeur et ses responsables scientifiques. Au cas où des investigations complémentaires seraient exigées pour finaliser une publication, le doctorant pourra être autorisé à expérimenter au laboratoire sous la responsabilité de son directeur de thèse à condition que le doctorant puisse justifier d’une assurance de responsabilité civile couvrant les accidents du travail causés à lui-même ou à autrui, et les dommages matériels.

Chapitre 2 : Ressources humaines

Article 3 : Durée du travail

Le personnel nécessaire au fonctionnement de l’Unité est affecté à celle-ci par décision des tutelles qui restent individuellement employeur de leurs agents. Chaque agent affecté à l’Unité est régi, pour ce qui concerne les dispositions relatives à ce chapitre, par les dispositions statutaires propres à son cadre d’emploi et aux règles en vigueur dans l’établissement qui verse sa rémunération.

La durée annuelle de travail est fixée à 1 607 heures en référence au code du travail. Cette durée tient compte des 7 heures de travail dues au titre de la journée de solidarité.

Article 4 : Horaires

4.1 : Durée hebdomadaire de travail

Le personnel est tenu au respect des horaires et de la durée du travail fixés en fonction des dispositions statutaires et règlementaires relatives à la durée hebdomadaire de travail et aux congés fixés par son employeur et en tenant compte des nécessités de service de l’Unité.

La durée hebdomadaire du travail effectif pour chaque personnel de l’Unité travaillant à temps plein est de 38 heures et 30 minutes sur cinq jours soit 7h42 min par jour.

Seuls les personnels autorisés à accomplir un service à temps partiel d’une durée inférieure ou égale à 80 % peuvent travailler selon un cycle hebdomadaire de travail inférieur à 5 jours.

Le temps de travail correspond au temps de travail effectif. Il ne prend pas en compte la pause méridienne qui ne peut être ni inférieure à 45 minutes ni supérieure à 2 heures.

La plage horaire de travail de référence commence à 7 heures et se termine à 20 heures les jours ouvrés.

Après accord du Directeur de l’Unité et sous réserve des nécessités de service, certains personnels peuvent pratiquer un horaire décalé par rapport à la plage horaire de référence. Pour Nouméa : une demande doit être faite via le formulaire de demande d’accès en dehors des heures ouvrables (7h – 20h), validée par le responsable hiérarchique, le responsable de laboratoire (si applicable) et la direction du Centre.

4.2 Sujétionset astreintes

Les situations d’emploi ouvrant droit à compensation en temps de repos ou en indemnisation sont celles visées parla décision de l’employeur dont relève l’agent.

Les personnels de l’Unité concernés par les sujétions et/ou astreintes sont ceux exerçant les fonctions suivantes : participation aux campagnes de terrain, suivi d’expérimentation réalisé au-delà de la durée du temps de travail et ne pouvant être accompli en horaire décalé.

Article 4 : Congés

4.1. Congés annuels et RTT

Le nombre de jours de congés annuels et le nombre de jours accordés au titre de l’aménagement du temps de travail sont fixés dans le respect des dispositions statutaires et règlementaires telles que définies par l’employeur de l’agent et explicités dans le tableau ci-après.

Tutelles	Jours de congés (a)	Jours de RTT(a)	Jours de fraction (b)	Jours supplémentaires (c)	Durée journalière	Durée hebdomadaire
IRD	32	12	2		7h42	38h30
UR
CNRS	32	12	2		7h42	38h30

• (a) 32 jours ouvrés de congés annuels (du lundi au vendredi) par année civile (1^er janvier au 31 décembre) ;

12 jours au titre de l’Aménagement et de la Réduction du Temps de Travail (jours RTT) ;

• (b)1 à 2 jours de congés accordés au titre du fractionnement (1 jour quand les congés sont pris entre la période du 31 octobre au 1er mai pour une durée de 5 à 7 jours et 2 jours si cette durée est au moins égal à 8 jours).

Les agents exerçant leurs fonctions à temps partiel bénéficient d’un nombre de jours de congés annuels et de jours RTT calculés en fonction de leurs obligations hebdomadaires de service. Par exemple, un agent travaillant selon une quotité de temps de travail de 80% sur 4 jours bénéficie de 26 jours de congés annuels (32×4/5). En revanche, l’agent travaillant selon une quotité de temps de travail de 80% sur 5 jours bénéficie du même nombre de jours de congés annuels qu’un agent exerçant ses fonctions à temps plein soit 32 jours.

Les jours RTT sont, quant à eux, proratisés en fonction de la quotité de temps de travail de l’agent. Par exemple, le nombre de jours de congés annuels et RTT d’un agent exerçant ses fonctions à temps partiel selon une quotité de temps de travail de 80% sur 4 jours est calculé au prorata de la quotité travaillée. En revanche, l’agent travaillant à temps partiel selon une quotité de temps de travail de 80% sur 5 jours bénéficie du même nombre de jours de congés annuels et RTT qu’un agent exerçant ses fonctions à temps plein.

Les jours de fractionnement auxquels les agents à temps partiel ont droit, le cas échéant, ne sont pas proratisés.

Les jours de fêtes légales, dont la liste est déterminée annuellement par le Ministère chargé de la fonction publique comme pouvant être chômés et payés pour l’ensemble des personnels de l’Etat, ne donnent pas lieu à récupération même lorsque ces jours coïncident avec une journée de temps partiel.

Les jours de fermeture de l’Unité suivent les règles en vigueur dans l’établissement hébergeur. Ces jours sont décomptés des jours RTT des agents sauf lorsqu’ils coïncident avec une journée habituellement non travaillée au titre du temps partiel. De la même manière, lorsqu’un jour de fermeture coïncide avec une journée de congé de maladie ou une période de congé tel que congé de maternité, de paternité, d’adoption ou de formation, cette journée décomptée automatiquement en début d’année doit être restituée à l’agent.

4.2. Conditions d’octroi et d’utilisation

4.2.1 Conditions d’octroi

Les congés sont accordés sous réserve des nécessités du service en accord avec le responsable hiérarchique et avec un délai de prévenance de 8 jours pour des congés d’une semaine ou plus.

4.2.2 Conditions d’utilisation

L’absence de service ne peut excéder 31 jours consécutifs (la durée du congé est calculée du premier au dernier jour sans déduction des samedis, dimanches et jours fériés) [sauf disposition spécifique liée à la fermeture du site].

Le report des jours de congés annuels et des jours RTT non utilisés pendant l’année civile est autorisé jusqu’au 28 février (CNRS) et 22 avril (IRD) de l’année suivante. Les jours qui n’ont pas été utilisés à cette date sont définitivement perdus sauf si ces jours ont été épargnés sur un compte épargne temps.

Le suivi des congés (annuels et RTT) est réalisé dans l’Unité sous la responsabilité du Directeur de l’Unité.

[Application informatique à la disposition de l’Unité]

4.3 Journée de solidarité

En application de la loi n°2004-626 du 30 juin 2004 modifiée, les agents de l’Unité sont tenus d’effectuer une journée de solidarité de 7 heures accomplie selon les modalités appliqués par les centres hébergeant.

4.4. Compte épargne temps (CET)

Tout agent titulaire ou non titulaire de l’Unité, employé de manière continue depuis au moins un an dans une administration de l’Etat, un établissement public à caractère administratif de l’Etat ou un établissement public local d’enseignement, peut ouvrir un CET.

Les conditions d’alimentation et d’utilisation du CET sont fixées par le décret n°2002-634 du 29 avril 2002 modifié et par son arrêté d’application du 20 janvier 2004 modifié.

Pour les personnels IRD et CNRS le CET peut être alimenté à l’aide du formulaire spécifique disponible sur le site internet de l’IRD et du CNRS au plus tôt le 1^er novembre et au plus tard le 31 décembre de l’année. Cette demande d’alimentation doit être accompagnée d’un décompte précis des congés pris par l’agent signé du Directeur de l’Unité.

La gestion et le suivi du CET sont confiés pour les agents IRD au service des ressources humaines du siège, pour les agents CNRS au service des ressources humaines de la délégation régionale du CNRS.

Article 5 : Absences

Toute absence doit être justifiée auprès du secrétariat de l’implantation où est affecté l’agent.

5.1. Absence pour raison médicale

Toute indisponibilité consécutive à la maladie doit, sauf cas de force majeure, dûment être justifiée et signalée auprès de l’Unité dans les 24 heures. Sous les 48 heures qui suivent l’arrêt de travail l’agent doit produire un certificat médical.

5.2 Autres autorisations d’absences et aménagement d’horaires

Toutes les autres modalités d’absence peuvent être consultées dans les différentes implantations de l’Unité.

Article 6 : Mission

Tout agent se déplaçant pour l’exercice de ses fonctions, doit être en possession d’un ordre de mission autorisé préalablement au déroulement de la mission par le Directeur de l’Unité qui donne délégation au directeur adjoint pour les agents de l’Unité implantée à l’Université de La Réunion. Il est délivré par la représentation IRD à laquelle est rattaché géographiquement l’agent ou par l’Université de La Réunion. Ce document assure notamment la couverture de l’agent au regard de la réglementation sur les accidents de service.

La règlementation impose l’autorisation préalable du fonctionnaire sécurité défense pour les missions des agents dans certains pays étrangers.

L’agent amené à se rendre directement de son domicile sur un lieu de travail occasionnel sans passer par sa résidence administrative habituelle doit nécessairement être en possession d’un ordre de mission.

Dans l’hypothèse où l’agent utilise un véhicule administratif ou son véhicule personnel, le Directeur de l’Unité ou par délégation doit avoir donné préalablement son autorisation.

Chapitre 3 : Santé et sécurité

Article 7 : Personnes ressources en matière de sécurité et de prévention des risques

7.1 Directeur d’Unité

Il lui incombe de veiller à la sécurité et à la protection des agents placés sous son autorité et d’assurer la sauvegarde des biens dont il dispose. Toutefois, chacun doit se préoccuper de sa propre sécurité et de celle des autres. L’ensemble des informations concernant l’Hygiène et la Sécurité sont consultables sur le site Internet de l’Unité à l’onglet « sécurité »

La nomination d’assistant(s) de prévention est sans incidence sur le principe de responsabilité du Directeur d’Unité.

7.2 Assistant de prévention

Laurent Millet, Centre IRD,101, promenade Roger Laroque, 98848 Nouméa, Nouvelle-Calédonie (laurent.millet@ird.fr) est assistant de prévention (AP).

Et

Dans l’attente de la nomination d’un assistant de prévention pour l’UR, Pascale Cuet, Université de la Réunion (pascale.cuet@univ-reunion.fr ) assure provisoirement ces fonctions

Sont les deux assistants de prévention.Leurs rôles de conseil et d’assistance portent sur la démarche d’évaluation des risques, la mise en place d’une politique de prévention ainsi que sur la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité dans l’Unité.

Les problématiques relevant de la santé et de la sécurité au travail devront être traitées au moins une fois par an au sein du conseil d’Unité. Dans ce cas, les deux AP(ou faisant fonction) sont invités à y participer.

Les assistants de prévention travaillent en étroite collaboration avec le responsable Hygiène et Sécurité sur les sites d’implantation de l’Unité.

7.3 Equipiers de sécurité Incendie

Les noms, coordonnées et la localisation des :

• Equipiers de 1ère intervention
• Chargés d’évacuation (guide-file, serre-file)

sont affichés dans chacune des implantations de l’Unité.

7.4 Personnes compétentes dans un domaine de gestion du risque

Indiquer, s’il y a lieu, les noms, les coordonnées et la localisation dans l’Unité des :

• Responsable de gestion de déchets (Laurent Millet, AP ; ; Sophie Bureau, UR, bureau S1-0-S04, tél : (262) 262 93 82 85, sophie.bureau@univ-reunion.fr)
• Responsable de la Plateforme du Vivant-IRD Nouméa, (Laurent Millet, bureau 109b, tél : +687 260 762)
• Responsable du laboratoire de Chimie UR, (Pascale Cuet, bureau S1-0-S05, tél : +262 262 93 81 76, cuet@univ-reunion.fr) ;
• Responsable du laboratoire de Biologie Moléculaire, UR pour l’Unité (Hélène Magalon, bureau S1-0-20, +262 262 93 86 76, helene.magalon@univ-reunion.fr);
• Référent hyperbare pour UR, (Lionel Bigot, responsable du service d’opération hyperbare, bureau S1-0-20, tél : +262 262 93 86 90 ; lionel.bigot@univ-reunion.fr);

• Autre (hors Unité): Référent hyperbare IRD, (Eric Folcher, responsable du du Service d’Exécution des Opérations Hyperbares, tél : +687 260 733, eric.folcher@ird.fr )

Article 8 – Organisation de la prévention au sein de l’Unité

8.1 Suivi médical des agents

Les agents bénéficient d’un suivi médical dont la périodicité est définie par le médecin de prévention (tous les ans pour les agents IRD).

Le Directeur doit veiller à ce que chaque agent de son Unité se présente aux convocations du service de médecine de prévention.

Coordonnées des médecins de prévention :

Dr Pascal Rivet Nicol, IRD Nouméa

Dr Raimstein, Université de La Réunion

Médecine préventive de IRD sud (Montpellier)

1. Mesures de prévention spécifiques en fonction de l’activité et des risques

Mission de terrain

En cas de départ en mission en milieu isolé ou hostile, une fiche de risques dument renseignée est annexée à la demande d’ordre de mission et fait état des équipements spécifiques, de visite médicale, d’équipements spécifiques, trousses de secours, utilisations des moyens de transport. La pratique de la plongée autonome dans le cadre professionnel est soumise à la détention du Certificat d’Aptitude à l’Hyperbarie et à une autorisation médicale en cours de validité. Tout chantier engageant des personnels IRD et faisant appel aux pratiques de la plongée autonome doit faire l’objet d’une autorisation préalable au Service d’Exécution des Opérations Hyperbares (SEOH)de l’IRD.

Laboratoires et plateaux techniques :

L’Unité a accès à plusieurs laboratoires et plateaux techniques. Les responsables de ces laboratoires et plateaux techniques veillent à la formation et à l’habilitation des personnels qui souhaitent y avoir accès.

Se référer aux responsables de ces espaces pour ce qui concerne les moyens de prévention mis à disposition (consignes de sécurité, protections collectives, protections individuelles), ainsi que pour la gestion des déchets spécifiques (chimiques, biologiques).

1. Organisation des secours

Les consignes d’évacuation en cas d’urgence sont affichées dans les locaux. Les agents doivent en prendre connaissance dès leur prise de fonction.

Les agents doivent obligatoirement participer aux exercices annuels d’évacuation et les respecter strictement.

En cas d’accident grave, appeler le SAMU (15), les pompiers (18) ou les secours locaux (sauveteurs secouristes du travail) en donnant tous les renseignements utiles :

• Lieu exact de l’accident/incendie
• Etat des victimes
• Circonstances de l’accident

1. Conduite(s) à tenir en cas d’accident lié à une activité spécifique

Risques en laboratoire (chimique, biologique) : les consignes à tenir en cas d’accident sont affichés dans les laboratoires concernés et disponibles sur le site Internet de l’Unité.

Risque hyperbare : les consignes à tenir en cas d’accident sont disponibles auprès du SEOH pour IRD ainsi que sur le site Internet de l’Unité.

1. Accident de service

Le Directeur d’Unité doit immédiatement être informé de tout accident de service, de trajet ou de mission d’agent travaillant dans son Unité, afin qu’il puisse en faire la déclaration à l’employeur de la victime de l’accident.

Une analyse permettant de définir les causes de l’accident devra être menée conformément aux règlements intérieurs des sites d’implantation de l’unité.

1. Formation à la sécurité

Le Directeur de l’Unité doit s’assurer que les agents placés sous son autorité, notamment les nouveaux entrants, ont bien reçu une formation à la sécurité et, le cas échéant, une formation spécifique adaptée à leur poste de travail. Il doit en garantir la traçabilité.

Formation des nouveaux entrants :

Les responsables de laboratoires et plateaux techniques organisent une visite de leurs locaux et une formation aux nouveaux arrivants. Ils remettent également un livret d’accueil rassemblant les règles de fonctionnement ainsi que les consignes d’hygiène et de sécurité à respecter. Chaque utilisateur de ces laboratoires remplit et signe une fiche témoignant de la prise en compte de ces règles.

Autres formations : elles sont définies en concertation avec l’assistant de prévention. Les formations à la sécurité devront être intégrées au plan de formation de l’Unité.

1. Registres

Un registre santé sécurité au travail est mis à la disposition du personnel afin de consigner toutes les observations et suggestions relatives à la prévention des risques et à l’amélioration des conditions de travail Il permet également de signaler tout incident ou accident survenu dans l’Unité. Ce registre est déposé aux secrétariats de l’Unité.

Un registre de signalement de danger grave et imminent, ouvert au timbre du CHSCT compétent, doit être mis à la disposition des agents : le Directeur d’Unité doit porter à la connaissance des agents l’emplacement de ce registre dans l’établissement, et s’il y a lieu, en mettre un à disposition.

Un registre de signalement de danger grave et imminent est mis à disposition des agents à l’accueil du Centre IRD de Nouméa. (Voir RI Centre IRD Nouméa – 7.7.1. Obligation d’alerte et droit de retrait).

1. Accueil de personnes extérieures

– Stagiaires et visiteurs

Les stagiaires affectés sur les différentes implantations sont guidés vers l’administration des sites et sont informés sur les structures d’accueil (Centre IRD Nouméa, Université de la Réunion, UPVD) et les règles de fonctionnement en vigueur. Un guide du nouvel arrivant leur sera remis. Ils sont enfin pris en charge dans l’Unité par l’encadrant puis par les responsables de laboratoire si nécessaire, qui assurent la formation à la sécurité dans leurs domaines respectifs.[

– Entreprises extérieures

Lors de l’intervention d’entreprises extérieures dans l’Unité, une visite de prévention et, s’il y a lieu, un plan de prévention doit être réalisé.

1. Travail isolé

Les situations de travail isolé doivent rester exceptionnelles et être gérées de façon à ce qu’aucun agent ne travaille isolément en un point où il ne pourrait être secouru à bref délai en cas d’accident.

Il appartient au Directeur d’Unité de mettre en œuvre une organisation du travail et une surveillance adaptée pour prévenir les situations de travail isolé, et, à défaut, de délivrer des autorisations de travail hors temps ouvrable, assujetties à l’obligation d’être au minimum deux.

Dans le cas où des travaux dangereux doivent nécessairement être exécutés hors des horaires normaux et/ou sur des lieux isolés ou locaux éloignés, il est obligatoire d’être accompagné ou de mettre en œuvre des mesures compensatoires appropriées.

Les agents concernés devront se référer aux procédures en vigueur sur les différents sites d’implantation.

Article 9 – Interdictions

9.1 Animaux domestiques

L’introduction d’animaux domestiques dans les locaux est strictement interdite

9.2 Interdiction de fumer

En application de l’article L.3511-7 du code de la santé publique, il est interdit de fumer sur les lieux de travail.

Des lieux sont mis à la disposition des fumeurs, à l’extérieur des bâtiments et sont clairement identifiés

9.3 Alcool

Il est interdit de pénétrer ou de demeurer dans l’Unité en état d’ébriété.

La consommation de boissons alcoolisées dans les locaux de travail est interdite sauf autorisation exceptionnelle du Directeur de l’Unité.

Le Directeur d’Unité doit retirer de son poste de travail toute personne en état apparent d’ébriété sur un poste dangereux pour sa santé et sa sécurité, ainsi que pour celles des autres personnes placées à proximité.

Il est interdit à toute personne en état d’ébriété de conduire un véhicule, qu’il soit de service ou personnel.

Chapitre 4 : Confidentialité, publications et communication, propriété intellectuelle

Article 10 : Confidentialité, publications et communication, propriété intellectuelle

10.1 Confidentialité

Les travaux de l’Unité constituent par définition des activités confidentielles.

Par conséquent, les personnels de l’Unité sont tenus de respecter la confidentialité de toutes les informations de nature scientifique, technique ou autre, quel qu’en soit le support, ainsi que de tous les produits, échantillons, composés, matériels biologiques, appareillages, systèmes logiciels, méthodologies et savoir-faire ou tout autre éléments ne faisant pas partie du domaine public dont ils pourront avoir connaissance du fait de leur séjour au sein de l’Unité, des travaux qui leur sont confiés ainsi que de ceux de leurs collègues.

Cette obligation de confidentialité reste en vigueur tant que ces informations ne sont pas dans le domaine public.

En l’absence de tout autre accord équivalent déjà signé, les personnels non statutaires accueillis dans l’Unité doivent impérativement signer un accord de confidentialité à leur arrivée.

Pour toute présentation et tout échange sur les travaux et résultats de recherche de l’Unité avec des partenaires publics et/ou privés, un accord de secret entre les parties concernées devra être établi. Les structures de valorisation des établissements de tutelle peuvent être utilement contactées à cet effet.

L’obligation de secret ne peut faire obstacle à l’obligation qui incombe aux chercheurs affectés à l’Unité d’établir leur rapport annuel d’activité pour l’organisme dont ils relèvent, cette communication à usage interne ne constituant pas une divulgation au sens des lois sur la propriété industrielle.

Les dispositions du présent article ne peuvent pas non plus faire obstacle à la soutenance d’une thèse ou d’un mémoire par un chercheur, un boursier ou un stagiaire affecté à l’Unité qui pourra se faire le cas échéant à huis clos.

Les règles déterminant la classification du niveau de confidentialité des informations et des systèmes d’information, les règles de marquage des documents et de cartographie des systèmes d’information, ainsi que les règles concernant les mesures de protection applicables à ces informations et systèmes d’informations figurent dans la Charte Sécurité des Systèmes d’Information de l’Unité et sont détaillées par la PSSI opérationnelle de l’Unité.

10.2 Publications et communication

10.2.1 Autorisation préalable du Directeur de l’Unité

Nonobstant les dispositions de l’article 10.1, les personnels de l’Unité peuvent, après autorisation du Directeur de l’Unité et du responsable scientifique du projet le cas échéant et en accord avec les dispositions contractuelles des conventions dans le cadre desquelles ces publications sont réalisées, publier tout ou partie des travaux qu’ils ont effectué au sein de l’Unité.

En outre, toute publication et communication doit respecter la législation en vigueur et notamment concernant :

– les informations nominatives (déclaration à la CNIL),

– la réglementation PPST applicable lorsque le sujet de la publication relève d’un secteur protégé,

– les droits d’auteurs sur les textes, images, sons, vidéos…

10.2.2 Formalisme des publications et communication

Les publications des personnels de l’Unité font apparaître le lien avec les organismes de tutelle. L’affiliation correspond aux dispositions de la convention quinquennale en vigueur.

L’affiliation correspond aux dispositions suivantes :

– titre de la publication

-nom et prénom de(s) l’auteur(s) ;

-UMR ENTROPIE (IRD, Université de La Réunion, CNRS), Laboratoire d’excellence-CORAIL ; adresse, code postal, Ville, Pays.

–

Les auteurs en expatriation à l’étranger devront ajouter une ligne supplémentaire pour préciser le pays et l’organisme de rattachement partenaire, s’il y a lieu.

Seul l’auteur qui reçoit les correspondance indique une adresse postale complète (la rue, bâtiment, lieu-dit, cedex etc..)

Ces publications doivent également comporter les éventuelles mentions requises par l’organisme contribuant à financer les travaux ayant conduit à la publication.

Un exemplaire de toutes les publications (articles, revues, thèses…) dont tout ou partie du travail a été effectué à l’Unité doit être remis dès parution à l’ingénieur en charge des bases de données. Une liste des publications est tenue à jour sur communication des références complètes par les auteurs au secrétariat de l’Unité.

Les personnels de l’Unité sont tenus de respecter les règles de communication des établissements de tutelle explicitées dans leur Charte de communication.

10.2.3 Logos et marques

Les personnels ne peuvent en aucun cas utiliser ni faire référence aux dénominations sociales, logos ou aux marques des tutelle(s) à toute autre fin que la communication scientifique, sans autorisation préalable exprès et écrite desdites tutelle(s).

Pour l’IRD : direction de l’information et de la culture scientifique pour le Sud (dic@ird.fr)

Pour l’ UR : Pôle recherche (pole-recherche@univ-reunion.fr)

Pour le CNRS : chargé de communication de la Délégation régionale dont dépend l’Unité.

10.2.4 Création de sites web

La création de sites internet, de blogs et autres diffusions sur internet concernant les travaux d’un ou plusieurs personnels de l’Unité doit faire l’objet d’une autorisation du Directeur de l’Unité ainsi que des représentants des tutelles de l’Unité.

La diffusion d’informations sur les travaux de l’Unité est autorisée seulement sur le site internet officiel de l’Unité après accord du Directeur de l’Unité et, le cas échéant, dans le respect des dispositions contractuelles des conventions dans le cadre desquelles ces publications sont réalisées.

Il est rappelé dans l’installation et la gestion d’un serveur www quele Directeur de l’Unité est responsable de l’information délivrée par le serveur de son laboratoire (cf.http://www.urec.cnrs.fr/article408.html).

De manière analogue à une publication traditionnelle, un serveur doit avoir « un Directeur de publication » qui assure la responsabilité de l’information qui est accessible sur le serveur. Cette fonction ne peut être assurée que par le Directeur de l’Unité. Un serveur doit respecter les lois sur la presse et tous les moyens de diffusion plus classiques.

Toute diffusion d’informations sur support soit papier, soit informatique, soit page web doit respecter la charte graphique des tutelles consultables sur le site Internet de l’Unité.

10.3 Cahiers de laboratoire

Il est demandé à tous les personnels de recherche de l’Unité de tenir un cahier de laboratoire afin de garantir le suivi et la protection des résultats de leurs travaux.

Le cahier garantit la traçabilité et la transmission des connaissances. C’est également un outil juridique en cas de litige.

Différents modèles sont disponibles via le service de valorisation de l’IRD, la Délégation Régionale du CNRS et le service valorisation de l’Université de La Réunion.

Les cahiers de laboratoire appartiennent aux tutelles de l’Unité et sont conservés au laboratoire même après le départ d’un personnel (dans certains cas une copie peut être laissée à l’agent).

10.4 Propriété intellectuelle

Les inventions et droits patrimoniaux sur les logiciels obtenus au sein de l’Unité appartiennent aux tutelles de l’Unité en application de l’article L.611-7 et L113-9 du code de la propriété intellectuelle et conformément aux accords passés entre lesdites tutelles.

Dans tous les cas, les tutelles de l’Unité disposent seules du droit de protéger les résultats issus des travaux de l’Unité et notamment du droit de déposer des titres de propriété intellectuelle correspondants.

Le personnel de l’Unité doit prêter son entier concours aux procédures de protection des résultats issus des travaux auxquels il a participé, et notamment au dépôt éventuel d’une demande de brevet, au maintien en vigueur d’un brevet et à sa défense, tant en France qu’à l’étranger.

Les tutelles s’engagent à ce que le nom des inventeurs soit mentionné dans les demandes de brevets à moins que ceux-ci ne s’y opposent.

Toute personne accueillie au sein de l’Unité, sans lien statutaire ou contractuel avec les tutelles de l’Unité, doit avoir signé à la date de son arrivée dans le laboratoire, une convention d’accueil prévoyant notamment les dispositions de confidentialité, de publications et de propriété intellectuelle applicables aux résultats qu’elle pourrait obtenir ou pourrait contribuer à obtenir pendant son séjour au sein de l’Unité.

10.5 Obligation d’informations du Directeur d’Unité : Contrats, décisions de subvention et ressources propres

Le personnel doit informer le Directeur de l’Unité de tout projet de collaboration, en particulier internationale car elles nécessitent avant signature l’autorisation formelle du ministère de tutelle, et de toute demande de subvention de l’Unité avec des partenaires publics et/ou privés.

Un exemplaire de tout contrat doit être remis au Directeur de l’Unité après sa signature.

Tout achat d’équipement et tout recrutement de personnel doit faire l’objet d’une demande officielle auprès du Directeur de l’Unité.

Chapitre 5 : Dispositions générales

Article 11 : Discipline

Tout manquement aux droits et obligations des agents publics peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire. Les sanctions disciplinaires sont prises en application des règles établies par les établissements de tutelles et régissant chaque corps de personnels.

Article 12 : Formation

12.1 Plan de formation permanente

Les plans de formation des tutelles de l’Unité sont transmis aux personnels par les conseillers RH en formation chargé au sein des tutelles du suivi des agents. Les demandes de formation une fois établies et après visa du Directeur d’Unité sont transmises aux services formation des tutelles qui peuvent financer en totalité ou partiellement des actions de formations pour les personnels de l’Unité. L’analyse des besoins de formation et la définition des objectifs sont réalisés annuellement au moment de l’évaluation des agents avec son responsable.

12.2 Formation par la recherche

L’encadrement des stagiaires par un agent titulaire ou non de l’Unité est soumis à l’avis préalable du comité de direction de l’unité ou du Directeur de l’Unité. Tout stage effectué en partie au laboratoire doit faire l’objet d’une convention de stage tripartite signée par le stagiaire avec les tutelles concernées, avant le début du stage.

Les doctorants doivent signer la charte des thèses prévues par l’Ecole doctorale de rattachement.

Article 13 : Utilisation des moyens informatiques et Sécurité des systèmes d’information

L’utilisation des moyens informatiques de l’Unité est soumise aux dispositions de la Charte Sécurité des Systèmes d’Information de la tutelle à laquelle est rattaché l’agent.

Cette Charte, qui a notamment pour objet de préciser la responsabilité des utilisateurs au regard de la législation, doit être signée par tout nouvel arrivant.

Les Chartes Sécurité des Systèmes d’Information sont consultables sur le site Internet de l’Unité.

L’utilisation des moyens informatiques de l’Unité est par ailleurs soumise à des règles de sécurité qui sont détaillées dans la PSSI opérationnelle de l’Unité, cohérente avec le dispositif de protection du potentiel scientifique et technique, également consultables sur le site Internet de l’Unité.

Le CSSI (chargé de la sécurité des systèmes d’information) assiste et conseille le Directeur d’Unité dans l’élaboration du plan d’action de mise en œuvre de la PSSI opérationnelle de l’Unité et du suivi de sa mise en œuvre. Il informe et sensibilise les personnels travaillant dans l’Unité pour la mise en œuvre des consignes de sécurité des systèmes d’information. Il est le point de contact pour la signalisation des incidents de sécurité des SI qui concernent le personnel et les systèmes d’information de l’Unité et remonte les incidents à la chaîne fonctionnelle SSI décrite par la PSSI opérationnelle de l’Unité (faire mention explicite du CSSI – identité)]

Article 14 : Utilisation des ressources techniques collectives

L’utilisation des équipements et moyens collectifs ou mutualisés (plateaux techniques analytiques ; moyens navigants ; matériel de plongée ; ateliers ; parc de voitures ; centre de documentation…) est soumise aux conditions et règles en vigueur dans les sites d’implantation des agents.

Article 15 : Durée

Le règlement intérieur entre en vigueur à la date de signature par les trois tutelles . Il peut être modifié lors du changement de Directeur de l’Unité, à son initiative ou à la demande des tutelles suite à une évolution réglementaire importante et toujours dans le respect des consultations requises au niveau réglementaire.

Dans tous les cas, à la nomination d’un nouveau Directeur de l’Unité, le présent règlement intérieur et ses annexes sont remis aux trois tutelles.

Article 16 : Publicité

Le présent règlement intérieur est porté à la connaissance des agents par voie d’affichage dans les locaux de l’Unité.

Il annule et remplace le règlement intérieur du (…) et entre en vigueur au 01/02/2017.

Il est ensuite consultable sur le site Internet de l’Unité.